Szokták kérdezni ismerősök, hogy "oké, hogy adminisztrációs asszisztens vagy, de mit csinálsz tulajdonképpen?" Ha kevés az időnk és látom az illetőn, hogy nem különösebben érdekli, csak amolyan tiszteletkört fut ezügyben, akkor azt mondom, hogy sokat jövök-megyek és adminisztrálok. Ha sok időm van, akkor meg elkezdem sorolni. Minap a sok-sok dolog mellett megpróbáltam összeírni, hogy mit is csináltam aznap. Volt benne néhány perces telefonváltás és több órás elfoglaltság is (úgy, hogy aznap egyik ügyvezető sem volt benn, tehát még a velük kapcsolatos kérések is elmaradtak)
Lássuk, miből áll egy átlagos munkanap:
-3 kolléga utasbiztosításának rögzítése
-irodaszer rendelés leadása
-napi posta átvétele, levélbontás, iktatás, szétosztás.
-nyomozás egy számla után (munkáltatói felelősségbiztosítással kapcsolatban)
-2 új "japánunknak" apartman keresés, kapcsolatfelvétel 2 ingatlanos céggel, több körös levélváltás
-levelezgetés a belga anyavállalatunk kommunikációs osztályával (erről majd még írok alkalomadtán)
-hotelfoglalás egy belga kolléga részére
-japán kolléga elhagyott öve (derékszíj) utáni nyomozás (nem röhög, tényleg! Egyébként meglett. A reptéren)
-repjegy keresés, taxi foglalás SCM részére
-5 új operátor kolléga előzetes üzemorvosi beutalójának megírása
-szabadságnyilvántartó adatbázisunk feltöltése, új kollégáknak szabinyilvántartós és túlóraelrendelős nyomtatvány kiadása
-3 db purchase request írása, jóváhagyatása, továbbküldés a beszerzésnek PO kérésre.
-2 új Iphone beüzemelése, telefonos adatbázis frissítése, a szolgáltatóval levelezés adatcsomag váltás kapcsán
-"welcome board" előkészítés, kávéfőzés, vízbekészítés az Osaka tárgyalóba.
Mondjuk így leírva nem is tűnik soknak, de azért eltelik a nap...
Emellett szoktam vállalni bútor összeszerelést, klímajavítást, fordítást-tolmácsolást (csak magyar-angol-magyar viszonylatban, japánt pl nem), heti buszmenetrend összeállítását, hozom-viszem szolgáltatást, plakát-meghívó-oklevél szerkesztést, nyomtatást, laminálást, rendezvényszervezést, ügyvezetőink munkájának segítését.
Ui: a dolog aktualitása egyébként: tegnap felmondott a közvetlen kolléganőm, akivel 3,5 éve dolgoztunk együtt. A régi 8 fős irodai csapatból (HR, adminisztráció, pénzügy) ketten maradtunk a pénzügyi vezetővel, a többiek felmondtak...